Comment organiser une retraite de yoga : nos 8 conseils

Organiser une retraite de yoga demande bien plus que de réunir quelques cours dans un joli lieu. Il faut définir une expérience cohérente, construire un budget, coordonner les intervenants, informer les participants et respecter le cadre applicable à la vente du séjour.

Que vous envisagiez un week-end en France ou une retraite plus longue à l’étranger, ces huit étapes vous aideront à passer de l’idée à un projet réaliste. Mood Goyave peut également accompagner les professeurs dans la création, la commercialisation et l’organisation de leur retraite.

1. Vérifier le cadre juridique de la retraite

Avant d’ouvrir les inscriptions, identifiez précisément les prestations vendues et la personne qui les commercialise. Lorsqu’une offre combine plusieurs services de voyage, par exemple l’hébergement et une autre prestation touristique, elle peut relever du régime du forfait touristique prévu par le Code du tourisme.

L’organisation doit alors être portée par un opérateur immatriculé auprès d’Atout France ou construite avec une agence de voyages qui dispose des garanties nécessaires. Les modalités dépendent toutefois de la façon dont le séjour est conçu, vendu et facturé. Faites valider votre situation avant de communiquer ou d’encaisser les participants.

Une agence apporte notamment un cadre contractuel, une assurance de responsabilité civile professionnelle adaptée et une garantie financière. De son côté, le professeur doit vérifier que son assurance couvre bien les cours et les activités qu’il encadre.

Le cadre de référence est notamment défini par l’article L211-2 du Code du tourisme. En cas de doute sur votre montage, demandez un avis adapté à votre situation.

Ensuite, place à la création de votre retraite de yoga :

2. Le choix de la thématique

Vous savez que vous souhaitez organiser une retraite et avez trouvé une agence de voyages pour vous aider. Maintenant il vous faut choisir un thème spécifique. C’est ce dernier qui va vous permettre de cibler le bon public et définir le contenu de votre retraite. Vous vous doutez bien qu’une personne intéressée par une retraite plutôt douce, reposante ne va pas choisir un week-end yoga sur une thématique du regain d’énergie avec des activités et pratiques plutôt physiques.

Voici quelques idées et conseils pour vous aider à choisir un thème qui résonne à la fois avec votre enseignement et les attentes de vos élèves.

• S’aligner avec sa spécialité : sélectionnez une thématique qui correspond à votre pratique et votre enseignement habituel. Si vous êtes spécialisé dans un style particulier de yoga, comme le Vinyasa ou le Hatha, vous pouvez proposer une thématique qui approfondit cette pratique ou qui a un rapport avec celle-ci. Par exemple, vous pouvez proposer à vos élèves une retraite focalisée sur « Explorer la fluidité du mouvement » pour leur permettre d’améliorer leur pratique de Yoga Vinyasa et travailler les transitions entre chaque posture.
• Oser innover : Pourquoi pas proposer des activités complètement unique comme yoga et surf, yoga et cuisine, yoga et massages, yoga et randonnées, découvrir l’ayurveda, soins aux bols chantants… Ces combinaisons d’activités rendent l’expérience encore plus unique et offrent une vraie valeur ajoutée à votre retraite de yoga. Cela devient une vraie aventure immersive et une opportunité de déconnexion totale pour les participants !
• Aller au-delà des asanas : Pensez bien à introduire les autres aspects du yoga avec la méditation et la respiration notamment. Pourquoi ne pas proposer quelques pranayamas chaque matin, 1 ou 2 méditations par jour et une technique de nettoyage tous les matins avec Jala Neti par exemple ? Aussi, vous pouvez utiliser la nature en invitant vos élèves à se connecter avec elle, à la regarder davantage pour une retraite sur le thème de “Pleine conscience et connexion avec la nature ». Ces thématiques attirent souvent les personnes qui cherchent à échapper au stress quotidien et à se reconnecter avec eux-mêmes dans un environnement paisible.
• S’adapter à la saison : vous pouvez très bien adapter votre thème par rapport aux besoins spécifiques que nous avons en fonction des saisons. Comme les fameux « Yoga et Détox de printemps » ou « Yoga pour renouveler l’énergie en automne ». Ces thèmes saisonniers peuvent attirer des participants qui souhaitent aligner leur pratique du yoga avec les cycles naturels de la nature et du corps humain. Des ateliers de cuisines ayurvédiques adaptés à la saison choisie pourraient s’intégrer parfaitement dans le contenu de votre séjour.
• Retraites axés thérapeutiques : évidemment, pour celles et ceux qui sont formés dans des domaines spécifiques. Vous pouvez aborder certains aspects thérapeutiques du yoga. 

Voici d’autres idées pour votre retraite : une retraite de méditation Vipassana (retraite méditative en silence), une retraite yoga et jeûne, yoga et détente (avec un accès à un spa par exemple),… Ce ne sont que des idées, vous pouvez créer des retraites à l’infini ! Le thème choisi doit avant tout résonner avec vos valeurs et celles que vous souhaitez transmettre aux participants. Et puis, vous pouvez aussi vous associer avec d’autres professeurs de yoga, cuisiniers ou autres intervenants pour promettre à vos participants une retraite hors du commun.

3. Public cible

Le public que vous visez dépendra forcément de la thématique choisie. Organiser une retraite de yoga c’est bien, mais si personne ne s’inscrit c’est un peu embêtant. Il faut bien comprendre que vous mettez en place ce week-end ou cette semaine yoga pour avoir des participants. Et donc pour cela il faudra bien déterminer qui vous ciblez et quelles sont leurs attentes. Votre retraite est-elle destinée aux débutants, aux yogis intermédiaires, ou à ceux avancés ? La clarté sur ce point est cruciale pour ajuster correctement le niveau des cours et des activités proposées pendant le séjour. Pensez également à définir si celle-ci sera mixte ou non.

4. Où organiser sa retraite de yoga ?

Le lieu est un des éléments essentiels pour votre retraite de yoga. Que ce soit dans une maison en Provence ou sur une plage isolée au Maroc ou au Portugal, le cadre doit inspirer et compléter votre thème.

Par exemple, si vous êtes à côté de la mer ou de l’océan vous pouvez proposer une méditation guidée en étant accompagné du chant des vagues. De même si vous êtes à côté d’une forêt, vous pouvez proposer un moment de contemplation ou de méditation pour écouter la nature environnante. Autorisez-vous à utiliser le lieu de votre retraite et ses environs pour rendre ces moments encore plus magiques.

Le point important aussi pour la localisation de votre séjour est la facilité d’accès / de transport pour les participants. Pensez également à bien regarder les différents espaces : les chambres et l’organisation des couchages (lit double ou simple), le nombre de salles d’eau disponibles, et surtout les espaces dédiés à la pratique du yoga. Le lieu conditionnera le nombre de participants que vous pourrez accueillir.

Nous vous recommandons vivement d’aller sur place visiter le lieu et ses espaces pour ne pas avoir de mauvaises surprises le jour J. 

Pensez aussi à demander si le lieu est équipé de matériel (tapis, briques, sangles, bolsters…).

Quand et combien de temps ?

Concernant la date et la durée, vous êtes libre de varier de quelques jours à plusieurs semaines. Et oui pourquoi pas transformer votre retraite de yoga d’un week-end en 15 jours de voyage et yoga ? C’est la parfaite occasion de voyager tout en pratiquant le yoga au quotidien ! Attention cependant à bien prendre en compte les contraintes liées au travail des potentiels participants.

Nous vous invitons donc à surveiller les vacances scolaires et week-ends prolongés pour maximiser la disponibilité de vos élèves mais aussi éviter les périodes de forte affluence touristique ! Même si pour cela, avec Mood Goyave vous ne devriez pas être embêté ! Dans tous les cas, faites au mieux pour vous y prendre bien à l’avance.

Budget et coût

L’étape INDISPENSABLE : établir un budget prévisionnel. Il doit inclure : 

• le coût du lieu.
• les repas.
• les transports pendant la retraite si nécessaire.
• autres frais divers (location surf, guide de moyenne montagne, impressions de supports de communication…).
• vos frais à vous (vos prestations, votre déplacement, vos repas…) et ceux de vos intervenants potentiels.
• la commission pour l’agence de voyages.

C’est ainsi que vous pourrez déterminer le prix de votre retraite de yoga pour vos participants. 

Oui les prix des retraites de yoga peuvent parfois faire peur. Alors pourquoi ne pas proposer des tarifs early birds ou des paiements échelonnés ? Ces propositions pourront vous aider à réserver plusieurs places dès le lancement de votre communication concernant votre retraite.

5. Autres démarches administratives pour organiser une retraite de yoga

Vous vous êtes enregistré auprès d’Atout France ou avez fait appel à une agence de voyages spécialisée dans le yoga. C’est le must have.

Vous allez collaborer ensemble afin d’organiser et déterminer tous les documents nécessaires au bon déroulement de votre séjour comme par exemple les visas ou autres documents obligatoires si vous souhaitez organiser une retraite de yoga à l’étranger.

Si vous faites appel à des prestataires de services pendant la retraite comme un cuisinier, d’autres professeurs, pensez bien à établir des contrats clairs (conditions d’annulation et de remboursement notamment).

Poser une cadre c’est plus de sécurité pour vous, pour vos participants et vos intervenants.

6. Programme de la retraite

Passons maintenant à la création de votre programme ! Les contenus que vous allez préparer doivent être en adéquation avec votre thématique bien entendu.

Veillez à planifier un emploi du temps qui alterne entre cours de yoga postural, ateliers, méditations, et temps libre pour que les participants ne se sentent pas surchargés et aient le temps d’intégrer.

Voici un exemple de planning d’une journée de retraite de yoga : 

Si vous avez des activités type surf, poterie ou d’autres ateliers créatifs / sportifs nécessitant du matériel, assurez-vous d’avoir tout le moment venu ! Cela vous permettra ainsi d’informer vos élèves sur le matériel qu’ils pourraient avoir besoin d’emmener avec eux.

Aussi, si vous envisagez d’organiser des activités à l’extérieur, ayez un plan B si la météo n’est pas clémente par exemple. Il sera ainsi très facile pour vous de rebondir sans trop de stress !

Aussi, si vous réalisez tout de A à Z pour votre retraite, pensez bien à avoir du temps pour gérer les aspects quotidiens : de l’accueil des participants à la coordination des activités et des repas. 

Pensez également à proposer une petite cérémonie d’ouverture et de fermeture pour la retraite de yoga. C’est le meilleur moment pour que tout le monde puisse se présenter au début du séjour puis pour que tout le monde puisse se remercier à la fin. Ce sont souvent des moments puissants très appréciés de tous.

7. Faites parler de votre retraite de yoga

Vous avez trouvé votre thème, le lieu et le contenu de votre retraite est prêt ? Parfait, maintenant place à ce qui fait souvent le plus peur : remplir cette belle retraite !

Pour cela, il va falloir en parler autour de vous : d’abord à vos élèves et n’hésitez pas à leur demander d’en parler autour d’eux ! Cela peut toujours intéresser et le bouche à oreille est très puissant !

Si vous avez un site internet, pensez à proposer cette retraite en donnant un aperçu du lieu et du programme.

Autre outil puissant : les réseaux sociaux ! Communiquez sur les réseaux où vous êtes présents régulièrement. Partagez des photos attrayantes, des témoignages de participants précédents (si ce n’est pas votre 1ere) ou des témoignages de vos élèves, des mises à jour régulières sur la retraite…

Avez-vous des adresses emails d’élèves / anciens élèves ? Informez-les aussi avec ce format.

Et si besoin d’un petit coup de boost, vous pouvez faire de la publicité sur les réseaux sociaux !

Si vous avez fait appel à une agence de voyages, vous pouvez évidemment compter sur elle pour parler de votre retraite et vous aider à la remplir sereinement !

8. Demander des feedbacks

Ca y est, votre retraite à eu lieu. Tout s’est merveilleusement bien passé !

Laissez un peu de temps à vos participants pour revenir à leur quotidien. Puis 2 à 5 jours après la retraite, demandez leur un avis écrit. C’est la meilleure façon pour vous de continuer à organiser des retraites de yoga adaptées et qui plairont ! Mais aussi d’améliorer certains points et ainsi affiner vos futurs séjours !

Vous souhaitez créer votre retraite avec Mood Goyave ?

Mood Goyave accompagne les professeurs qui souhaitent transformer leur idée en séjour structuré : choix du lieu et des partenaires, construction du budget, cadre de vente, programme, page de présentation et communication auprès des voyageurs.

Présentez-nous votre projet, même s’il est encore au stade de l’idée. Indiquez votre univers, la période envisagée, le nombre de participants et la destination souhaitée. Nous pourrons ensuite étudier sa faisabilité et définir les prochaines étapes.

Organiser ma retraite avec Mood Goyave

La checklist avant d’ouvrir les inscriptions

• définir le public, le niveau et la promesse de la retraite ;
• choisir un lieu adapté et vérifier les espaces de pratique ;
• clarifier le cadre de vente, les assurances et les responsabilités ;
• établir un budget complet et un nombre minimum de participants ;
• construire un programme réaliste avec des temps libres ;
• confirmer les repas, le matériel, les transports et les intervenants ;
• préparer les conditions de réservation et d’annulation ;
• planifier la communication avant l’ouverture des inscriptions.